W tym roku konkurs ogłaszany jest później niż zazwyczaj z uwagi na kilka istotnych zmian w regulaminie oraz procedurze konkursowej.
Nowy Regulamin konkursu przewiduje przeniesienie odpowiedzialności za wybór organizatorów imprez tylko i wyłącznie na Komisję Ofertową. Na Walnym Zjeździe Delegatów PZSzach w dniu 20 czerwca delegaci zabierali głos w dyskusji nad Konkursem Ofert i WZD zobligował Zarząd i Komisję do dostosowania wszystkich dokumentów konkursowych do postanowień podjętych mocą uchwały.
W związku z licznymi uwagami organizatorów imprez z kalendarza centralnego PZSzach, Zarząd na zebraniu w dniu 12.09.2015 roku rozważy podniesienie opłaty organizacyjnej.
– Sekretarz Komisji przed Obradami Komisji dokona oceny formalnej ofert. Oferty niespełniające warunków brzegowych nie będą brane pod uwagę. W wyjątkowych sytuacjach Sekretarz skontaktuje się z oferentem w celu skorygowania drobnych przeoczeń oraz „oczywistych błędów” w ofercie.
– Wprowadzono nowy sposób punktacji cen za zakwaterowanie i wyżywienie oraz nagród. Wprowadzono wzór, który automatycznie zlicza punkty. W latach ubiegłych różnica 1 zł między ofertami w zasadzie nie miała znaczenia przy porównaniu ofert. W tym roku nawet minimalna różnica w cenie będzie miała odzwierciedlenie w punktacji. Zasady funkcjonowania wzoru zostały opisane na przykładzie. Najtańsza oferta zawsze otrzyma maksymalną liczbę punktów (w nagrodach finansowych najwyższa oferta zawszę największą). Pod uwagę brana będzie także jakość oferowanego zakwaterowania, dzięki temu zminimalizowane zostanie ryzyko otrzymania imprezy przez oferenta proponującego słabe warunki zakwaterowania.
– Oprócz podpisanych Ofert drukowanych należy przesłać także wersję elektroniczną wniosku (na płycie CD/DVD, pendrive lub e-mailem na adres m.bartel@pzszach.org.pl) W przypadku rozbieżności między wersją elektroniczną a drukowaną, decyduje wersja drukowana.
– Wymagane jest przesłanie dokładnych informacji na temat ośrodka/sali gry – dołączenie zdjęć, folderów dokumentujących faktyczny stan w różnych segmentach, częściach ośrodka (ośrodków). Komisja ma prawo posiłkować się informacjami znalezionymi na stronach internetowych ośrodków, oraz brać pod uwagę raporty wizytatorów PZSzach z lat ubiegłych oraz oceny uczestników na podstawie analizy zebranych ankiet.
– W imprezach 6, 7 i 8-latków nie będą brane pod uwagę nagrody finansowe – Komisja jest zdania, że nagrody rzeczowe w tych grupach są wystarczającą formą nagrody.
– Ostateczną decyzję podejmuje Komisja Ofertowa, instytucją odwoławczą jest Zarząd PZSzach
– Odświeżono i dostosowano druk oferty. Przykładowe zmiany: wprowadzono pola wyboru, obowiązkowo w ofercie trzeba będzie określić liczbę szachownic transmitowanych, rozróżnić bezpłatne i płatne atrakcje etc.
– W związku z licznymi głosami środowiska na temat negatywnego zjawiska jakim jest składanie ofert przez te same osoby ale formalnie występującymi jako różne podmioty dokonano następującej zmiany:
• do oferty oferent powinien dołączyć KRS lub inny dokument określający zasady reprezentacji podmiotu (zgodnie z regulaminem ewidencyjnym PZSzach)
• oferty uznaje się za powiązane, jeśli co najmniej jedna i ta sama osoba, zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu, ma prawo podpisać ofertę dla dwóch lub więcej oferentów, niezależnie od tego, czyj lub czyje podpisy finalnie pod ofertą widnieją
• każda z ofert powiązanych otrzymuje w konkursie -5 punktów (minus pięć)
Zarząd Polskiego Związku Szachowego wyznaczył osoby zasiadające w Komisji Ofertowej: Piotr Murdzia – Przewodniczący, Michał Bartel – Sekretarz, Andrzej Szewczak – Członek. Wszystkie osoby zadeklarowały, że nie będą w żaden sposób zaangażowane w imprezę (organizacja, sędziowanie).
Harmonogram:
a) ogłoszenie konkursu – 06.07.2015
b) termin nadsyłania ofert – 17.08.2015 (I i II półrocze)
c) posiedzenie Komisji Ofertowej (29-30.08.2015) – według osobnego komunikatu
d) publikacja wyników konkursu na stronie www.pzszach.org.pl nie później niż 3 dni po Obradach Komisji
e) Zebranie Zarządu PZSzach. dotyczące wyboru ofert – 12.09.2015.
f) weryfikacja wyłonionych ofert i obiektów nie dłużej niż 2 miesiące po publikacji wyników
UWAGA:
W związku z uwagami na temat sposobu wypełniania formularza Excela informujemy, że:
– Zawijanie tekstu („wordowy Enter”) to w komórce Excela skórt alt+Enter