Konkurs Ofert 2016 – regulamin komisji (zal nr 4) – doc
Regulamin
pracy Komisji Ofertowej Polskiego Związku Szachowego
Postanowienia Ogólne
§ 1
Regulamin pracy Komisji Ofertowej, zwany w dalszej części Regulaminem, określa przedmiot oraz zasady jej działania.
§ 2
1. Komisję Ofertową (zwaną dalej komisją) tworzą: przedstawiciel Komisji Organizacyjnej, pracownik biura PZSzach oraz bezstronna osoba wybrana przez Zarząd PZSzach.
2. Dodatkowo w skład Komisji Ofertowej mogą zostać powoływane inne bezstronne osoby, zgodnie z zasadami przyjętymi do przeprowadzenia konkursu ofert.
3. Przewodniczącym Komisji jest przedstawiciel Komisji Organizacyjnej lub inna osoba wyznaczona przez Zarząd, a Sekretarzem pracownik biura PZSzach.
Funkcjonowanie Komisji
§ 3
1. Bieżącą pracę Komisji koordynuje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności – osoba wyłoniona w drodze głosowania spośród pozostałych członków Komisji.
2. Zebrania Komisji zwołuje Przewodniczący za pośrednictwem biura PZSzach, zgodnie z przyjętym harmonogramem pracy Komisji.
3. Za merytoryczne przygotowanie posiedzeń Komisji odpowiada Sekretarz.
4. Za przebieg prac Komisji odpowiada Przewodniczący.
§ 4
1. Dla ważności działania Komisji konieczna jest obecność przy głosowaniu co najmniej 3 osób. Komisja podejmuje decyzje w drodze głosowania zwykłą większością głosów.
2. W przypadku głosowania, którego wynikiem jest równa liczba głosów, decydującym jest głos Przewodniczącego.
3. Protokoły z posiedzeń Komisji sporządza sekretarz Komisji.
4. Protokoły z posiedzeń Komisji są podpisywane przez Przewodniczącego i Sekretarza.
§ 5
1. Do obowiązków członków komisji należy:
a) rzetelne i obiektywne wykonywanie powierzonych im czynności, zgodnie z przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.
b) czynne uczestnictwo w pracach komisji.
2. Członkowie komisji niezwłocznie informują przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji.
3. Członkowie komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji.
§ 6
Zadaniem Komisji jest w szczególności:
1) opracowanie harmonogramu pracy Komisji,
2) opracowanie kryteriów oceny ofert,
3) opracowanie formularza oceny ofert, wraz ze skalą punktacji w odniesieniu do kryteriów zawartych w kryteriach ocen zasadach przeprowadzania ,
4) przyjęcie w trybie głosowania listy ofert wadliwych lub niekompletnych,
5) ocena ofert,
6) przyjmowanie w trybie głosowania list rankingowych ofert,
7) Wybór organizatorów imprez z kalendarza centralnego PZSzach włączonych do Konkursu Ofert w oparciu o listę rankingową ofert.
Procedura oceny ofert
§ 7
1. Komisja z wyprzedzeniem ustala kryteria oceny ofert, zgodne z zasadami przeprowadzania danego konkursu i publikuje je na stronie PZSzach.
2. Specjalista ds. organizacyjnych lub inna osoba wyznaczona przez Zarząd przed obradami Komisji dokonuje oceny formalnej ofert i sporządza protokół.
3. Oferty są udostępniane członkom Komisji w trakcie posiedzeń Komisji.
4. Komisja podejmuje decyzje w drodze głosowania na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji.
5. Efektem realizacji czynności i działań oraz decyzji komisji jest protokół z przebiegu prac komisji, zawierający w szczególności:
a) oznaczenie miejsca i terminu posiedzenia oraz tematu,
b) listę obecności członków komisji,
c) syntetyczny zapis czynności i decyzji podejmowanych przez komisję podczas posiedzenia.
6. Komisja dokonuje oceny ofert w terminie do dwóch miesięcy od daty określającej końcowy termin składania ofert.
7. Ostateczna decyzja należy do Komisji Ofertowej. W uzasadnionych przypadkach Komisja ma prawo nie wybrać żadnej oferty.
8. Zarząd PZSzach jest organem odwoławczym od decyzji Komisji Ofertowej.
9. Zarząd PZSzach uchwałą sankcjonuje decyzję Komisji Ofertowej.
Specjalista ds. Organizacyjnych Sekretarz Generalny
Michał Bartel Piotr Murdzia