REGULAMIN EWIDENCYJNY POLSKIEGO ZWIĄZKU SZACHOWEGO
Regulamin Ewidencyjny 01.06.2016 wersja doc
Regulamin Ewidencyjny Polskiego Związku Szachowego (PZSzach) jest dokumentem ustalającym zasady, warunki i tryb postępowania przy ewidencjonowaniu członków oraz zawodników w grze bezpośredniej.
Ewidencje członków prowadzi biuro PZSzach. Ewidencję zawodników na szczeblu centralnym prowadzi Komisja Ewidencji, Klasyfikacji i Rankingu PZSzach (KEKiR).
Sprawy ewidencyjne i zmiany przynależności klubowej na szczeblu wojewódzkim prowadzi właściwy wojewódzki związek szachowy (WZSzach).
Ewidencja członków i zawodników publikowana jest w Centralnym Rejestrze PZSzach.
- EWIDENCJA CZŁONKÓW (w tym Rejestracja Klubu)
Wszystkie przypadki, w których jest mowa o klubie, odnoszą się także do pozostałych członków PZSzach, czyli do: związków sportowych oraz innych osób prawnych, których akt założycielski, statut lub umowa przewiduje prowadzenie działalności w sporcie szachowym.
1.1. Klub, ubiegający się o członkostwo PZSzach, dokonuje formalnego zgłoszenia na drukach: „Formularz Rejestracji Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)” i „Wniosek o Przyznanie Licencji Klubu” oraz wnosi opłaty ustalane przez Zarząd PZSzach i opublikowane w aktualnym Komunikacie Organizacyjno-Finansowym. Do wymienionych dokumentów należy również dołączyć kopię rejestracji sądowej, a w przypadku UKS – wpisu do rejestru w urzędzie doń powołanego. Należy też załączyć statut klubu, zawierający sformułowanie o uprawianiu dyscypliny sportu – szachy.
1.1.1. Klub, po podpisaniu trzech egzemplarzy „Formularza”, przesyła go do macierzystego WZSzach.
1.1.2. Licencjonowany WZSzach, jako przedstawiciel PZSzach na terenie danego województwa, rejestruje klub w wojewódzkim rejestrze członków PZSzach, a następnie dokonuje odpowiedniej adnotacji na wszystkich trzech egzemplarzach „Formularza” i przesyła go do zatwierdzenia przez PZSzach.
1.1.3. KEKiR w imieniu PZSzach dokonuje weryfikacji dokumentów otrzymanych z WZSzach i wnioskuje do Zarządu PZSzach o przyjęcie klubu w poczet członków. Po otrzymaniu decyzji Zarządu, KEKiR dokonuje odpowiedniej adnotacji na „Formularzu”. Jeden egzemplarz włączony zostaje do Centralnej Kartoteki Klubów PZSzach. Pozostałe dwa egzemplarze PZSzach zwraca do WZSzach. Jeden z tych egzemplarzy WZSzach pozostawia w swojej kartotece, a drugi odsyła do klubu. Datą uzyskania członkostwa przez klub jest data decyzji podjętej przez Zarząd PZSzach.
1.1.4. Każdorazowa zmiana nazwy klubu powoduje obowiązek złożenia do PZSzach „Formularza Zmiany nazwy Klubu”, potwierdzonego przez macierzysty WZSzach, oraz dowodu wniesienia na konto PZSzach opłaty określonej w aktualnie obowiązującym Komunikacie Organizacyjno-Finansowym PZSzach.
1.1.5. W przypadku niekompletnego lub nieczytelnego wypełnienia „Formularza” zostanie on zwrócony do ponownego wypełnienia lub uzupełnienia brakujących danych.
1.1.6. Zarówno PZSzach, jak i WZSzach podejmują decyzję o rejestracji w terminie 30 dni od otrzymania wniosku klubu. Od tej decyzji można w terminie 30 dni odwołać się do organu nadrzędnego podmiotu, który wydał daną decyzję.
1.2. Kluby zrzeszone w PZSzach mają prawo uczestniczyć w krajowych i zagranicznych rozgrywkach drużynowych wszystkich szczebli, o ile regulaminy poszczególnych rozgrywek nie stanowią inaczej.
1.3. Warunkiem dopuszczenia klubu do mistrzowskich rozgrywek drużynowych wszystkich szczebli jest uzyskanie przez klub członkostwa PZSzach, posiadanie licencji klubowej i niezaleganie z opłatami, które publikowane są w aktualnym Komunikacie Organizacyjno-Finansowym PZSzach.
1.4. Każdy WZSzach prowadzi odrębne oznakowanie „Formularzy Zgłoszenia Klubu”, składające się z symbolu literowego województwa i kolejnego numeru ewidencyjnego. Dokładne zasady oznakowania zawarte zostały w regulaminie wojewódzkiego administratora Centralnego Rejestru PZSzach.
1.5. Klub zobowiązany jest do corocznego wnoszenia składki członkowskiej. Szczegóły dotyczące wysokości składki, terminu i sposobu wniesienia tej składki są określone w Komunikacie Organizacyjno – Finansowym PZSzach. Zaległości w opłacaniu składek są uwidocznione w Centralnym Rejestrze PZSzach. Zwłoka w opłaceniu składki upoważnia Komisję do wniesienia wniosku o zawieszenie lub skreślenie klubu z listy członków PZSzach.
1.6. Klub, który podjął decyzję o likwidacji działalności klubu i rezygnuje z członkostwa PZSzach jest zobowiązany do bezzwłocznego zgłoszenia tej decyzji na specjalnym druku „Deklaracja Likwidacji Działalności Klubu” do WZSzach i PZSzach.
1.6.1. WZSzach odnotowuje w rejestrze klubów datę skreślenia klubu z członkostwa PZSzach, dokonuje odpowiedniej adnotacji na otrzymanym z klubu egzemplarzach „Formularza”, a następnie przesyła „Deklarację” do PZSzach.
1.6.2. KEKiR w imieniu PZSzach dokonuje weryfikacji otrzymanej „Deklaracji” i wnioskuje do Zarządu PZSzach o wyrejestrowanie klubu z listy członków. Po zapoznaniu się z uchwałą Zarządu, KEKiR dokonuje odpowiedniej adnotacji na „Formularzu”. Jeden egzemplarz włączony zostaje do Centralnej Kartoteki Klubów PZSzach. Pozostałe dwa egzemplarze PZSzach zwraca do WZSzach. Jeden z tych egzemplarzy WZSzach pozostawia w swojej kartotece, a drugi odsyła do likwidowanego klubu. Datą wyrejestrowania klubu jest data uchwały podjętej przez Zarząd PZSzach.
- EWIDENCJA ZAWODNIKÓW (Rejestracja Osób Fizycznych)
Ewidencję zawodników należących do klubów będących członkami PZSzach, prowadzi KEKiR. Ewidencjonowanie zawodników obejmuje formalności, które muszą być dokonane przez zawodników, kluby, WZSzach i PZSzach, od chwili zgłoszenia zawodnika, aż do chwili zakończenia jego kariery zawodniczej.
2.1. Zawodnik zamierzający uprawiać wyczynowo szachy, a więc uczestniczyć w zawodach podlegających ocenie klasyfikacyjnej i rankingowej PZSzach lub ocenie FIDE w rankingu w szachach klasycznych musi być zarejestrowany w PZSzach.
2.1.1. Zawodnik może zostać zarejestrowany w PZSzach za pośrednictwem klubu będącego członkiem PZSzach.
2.1.2. Zawodnik niebędący członkiem klubu może być zarejestrowany w PZSzach za pośrednictwem wojewódzkiego związku szachowego właściwego dla miejsca zamieszkania z zachowaniem obowiązujących tam zasad.
2.2. Zawodnik, ubiegający się o członkostwo w klubie będącym członkiem PZSzach, dokonuje formalnego zgłoszenia na „Formularzu Rejestracji dla Osób Fizycznych”.
2.2.1. Zawodnik wypełnia „Formularz” i składa na nim własnoręczny podpis. W przypadku zgłoszenia zawodnika do lat 18 wymagana jest zgoda rodziców/opiekunów prawnych, poświadczona podpisem w odpowiedniej rubryce „Formularza”.
2.2.2. Upoważniony członek władz klubu, po sprawdzeniu zgodności zapisu na „Formularzu” z ważnym dokumentem identyfikacyjnym, potwierdza zgłoszenie zawodnika przez klub swoim podpisem i pieczęcią klubową, następnie przesyła „Formularz” na adres pocztowy lub elektroniczny (forma dowolna) do WZSzach.
2.2.3. WZSzach rejestruje zawodnika nadając mu kolejny numer ewidencyjny wraz z symbolem literowym swojego województwa. Wysokość opłat za rejestrację zawodnika z tytułem lub kategorią centralną określa Komunikat Organizacyjno-Finansowy PZSzach, a zawodnika bez kategorii lub z kategorią okręgową powinien regulować Komunikat Organizacyjno-Finansowy WZSzach.
2.2.4. Rejestracji zgłoszenia zawodnika posiadającego kategorię centralną, albo posiadającego ranking FIDE minimum 1700, dokonuje Przewodniczący KEKiR. Wysokość opłaty rejestracyjnej takiego zawodnika określa Komunikat Organizacyjno-Finansowy PZSzach. 2.2.5. W przypadku niekompletnego lub nieczytelnego wypełnienia „Formularza” zostanie on zwrócony do ponownego wypełnienia lub uzupełnienia brakujących danych.
2.2.6. Zawodnik, a w przypadku osób niepełnoletnich rodzice/opiekunowie i klub, ponoszą pełną odpowiedzialność i konsekwencje wynikające z podania w „Formularzu” nieprawdziwych danych personalnych zawodnika.
2.2.7. Zmiana nazwiska zawodnika lub miejsca stałego zamieszkania powoduje konieczność pilnej wymiany „Formularza” na nowy.
2.2.8. Zawodnik wpisany na listę innej federacji (oznaczenie inne niż POL na liście FIDE) może być, za zgodą PZSzach, potwierdzony do klubu szachowego w Polsce, po wpłaceniu na konto PZSzach, przez klub przejmujący zawodnika, kwoty wynikającej z aktualnego Komunikatu Organizacyjno-Finansowego.
2.3. WZSzach nadaje zawodnikowi stały numer ewidencyjny, który obowiązuje na terenie danego województwa dożywotnio. Przydzielony zawodnikowi przez WZSzach nie może być zmieniony w przypadku zmiany przynależności klubowej w obrębie tego samego województwa. Jedynie zmiana przynależności klubowej do innego województwa powoduje zmianę numeru ewidencyjnego na kolejny w nowym WZSzach. Przy ewentualnym powrocie zawodnika do macierzystego klubu czy województwa zawodnikowi zostanie przywrócony uprzednio posiadany numer ID.
2.4. Rejestr zawodników powinien obejmować następujące dane:
- numer ewidencyjny zawodnika,
- numer licencji zawodnika
- nazwisko i imię zawodnika,
- data i miejsce urodzenia,
- adres zawodnika wraz z kodem pocztowym,
- e-mail zawodnika,
- przynależność do wojewódzkiego związku szachowego,
- data potwierdzenia przyjęcia do klubu,
- nazwa klubu, do którego zawodnik został potwierdzony,
- nazwa klubu, do którego zawodnik należał poprzednio,
- historia zmiany przynależności klubowej.
2.5. PZSzach nadaje zawodnikowi numer ID PZSzach na potrzeby Centralnego Rejestru PZSzach (IDCR). Ten numer zostaje na stałe przypisany do zawodnika, bez względu na jego przynależność klubową.
- ZMIANA PRZYNALEŻNOŚCI KLUBOWEJ
3.1. Zawodnik może zdecydować się na zmianę przynależności klubowej, o ile nie jest związany umową zabraniającą takiego kroku. W tym celu wypełnia „Formularz Zmiany Przynależności Klubowej PZSzach” i przekazuje go do przewodniczącego KEKiR w przypadku zawodnika z kategorią centralną, a do macierzystego wojewódzkiego związku szachowego w przypadku zawodnika z kategorią okręgową. W takim przypadku przynależność do klubu ustaje z dniem złożenia wniosku. Zawodnik jest zobowiązany do powiadomienia klubu o zamiarze zmiany przynależności klubowej. Fakt ten należy potwierdzić uzyskując podpis osoby upoważnionej do reprezentowania klubu na Formularzu Zmiany Przynależności Klubowej PZSzach. W przypadku braku takiej możliwości do władz klubu należy wysłać pismo, którego kopię wraz z potwierdzeniem wysłania należy dołączyć do ww. formularza. Zmiana przynależności klubowej będzie możliwa po dwóch tygodniach (14 dni) od wysłania listu poleconego.
3.1.1. Zawodnik, który jest związany z klubem umową, może wystąpić do klubu z prośbą o zgodę na zmianę barw klubowych. W przypadku zgody ze strony klubu, członkostwo ustaje z dniem decyzji klubu, ale nie później, niż 30 dni od złożenia wniosku do klubu. W przypadku odmowy ze strony klubu, zawodnik musi reprezentować klub do czasu wygaśnięcia umowy. Brak odpowiedzi w terminie 30 dni od złożenia wniosku jest traktowany jak decyzja pozytywna.
3.1.2. W przypadku odmowy klubu, której zasadność jest kwestionowana, zawodnik może odwołać się w ciągu 30 dni od odpowiedzi klubu do właściwego WZSzach, którego członkiem jest klub, a następnie do Zarządu PZSzach. Do odwołania należy dołączyć treść umowy zawodnika z klubem.
3.1.3. Klub musi przedstawić warunki, na których zgodzi się odstąpić od umowy. Nieprzedstawienie tych warunków w terminie 30 dni od złożenia wniosku oznacza odstąpienie od umowy. Odmowa przyjęcia tych warunków przez wnioskującego skutkuje kontynuowaniem członkostwa w klubie.
3.1.4. W przypadku rozwiązania lub zaprzestania działalności przez klub, jak również w przypadku utraty, zawieszenia lub rezygnacji przez klub z członkostwa PZSzach, przypisanie zawodnika do klubu ustaje.
3.2. W sprawach ewidencji, zmiany przynależności klubowej, karencji i ekwiwalentów przysługuje prawo odwołania się od decyzji WZSzach do KEKiR. Z kolei, od decyzji KEKiR przysługuje prawo odwołania do Zarządu PZSzach. Decyzje Zarządu PZSzach są ostateczne.
3.3. Klub, występujący o potwierdzenie (przerejestrowanie) zawodnika, zobowiązany jest wnieść stosowną opłatę rejestracyjną na konto WZSzach albo PZSzach w zależności od kategorii zawodnika, zgodnie z aktualnym Komunikatem Organizacyjno-Finansowym.
3.3.1. W przypadku przynależności zawodnika do WZSzach (bez przynależności klubowej), składka określona jest w aktualnym Komunikacie Organizacyjno-Finansowym.
- WYPOŻYCZENIE ZAWODNIKA
4.1. Zawodnik może zostać wypożyczony tylko na określone zawody drużynowe, które mogą być rozciągnięte w czasie.
4.2. Wypożyczenie zawodnika wymaga przesłania wypełnionego „Formularza Wypożyczenia” (w formie elektronicznej w formacie PDF) na adres Przewodniczącego KEKiR oraz uiszczenia opłaty zgodnie z Komunikatem Organizacyjno-Finansowym, w celu jego zatwierdzenia.
4.3. Zawodnik wypożyczony uzyskuje możliwość reprezentowania na zawodach innego klubu zachowując jednocześnie dotychczasową przynależność klubową.
4.4. Zawodnik wypożyczony na określone zawody drużynowe traci możliwość reprezentowania w nich swojego macierzystego klubu.
4.5. Wypożyczenie zawodnika niepełnoletniego wymaga zgody rodziców lub opiekunów prawnych.
- ZWOLNIENIE ZAWODNIKA
5.1. Klub może rozwiązać umowę z zawodnikiem z zachowaniem zasad zawartych w statucie klubu oraz w stosownej umowie pomiędzy nimi.
5.2. Klub może rozwiązać współpracę z zawodnikiem, z którym nie zawarł umowy, stosując przy tym zasady zawarte w statucie klubu. O tym fakcie musi powiadomić zawodnika w dostępnej formie, w tym także w formie pisemnej, za pokwitowaniem odbioru.
5.3. O rozwiązaniu umowy z zawodnikiem, czyli pozbawieniu go członkostwa klubu, należy niezwłocznie powiadomić wojewódzkiego administratora Centralnego Rejestru PZSzach w celu dokonania stosownej zmiany w Centralnym Rejestrze PZSzach.
- LEGITYMACJA SZACHOWA
6.1. Legitymacja szachowa jest osobistym dokumentem zawodnika zrzeszonego w klubie będącym członkiem PZSzach, stwierdzającym posiadaną przez niego kategorię szachową i klasę sędziowską.
6.2. W legitymacji szachowej wpisywana jest przynależność klubowa oraz adnotacja ewidencyjna WZSzach. Adnotacje te mają charakter informacyjny i nie stanowią wiążącego dokumentu przynależności klubowej, którym jest wyłącznie „Formularz Zgłoszenia Zawodnika”.
6.4. Posiadacz legitymacji szachowej powinien we własnym interesie dbać o aktualność wpisów i poświadczeń w legitymacji.
6.5. Legitymację szachową wystawia WZSzach wyłącznie na podstawie aktualnego wpisu w Centralnym Rejestrze PZSzach.
6.5.1. WZSzach, po wklejeniu zdjęcia zawodnika i wpisaniu jego imienia, nazwiska, daty i miejsca urodzenia oraz adresu z kodem, dokonuje wpisu o przynależności zawodnika do WZSzach.
6.5.2. Legitymacja bez zdjęcia zawodnika nie jest ważna.
6.5.3. Po sprawdzeniu prawidłowości zapisów w legitymacji z „Formularzem Zgłoszenia Zawodnika”, należy przyłożyć pieczęć okrągłą WZSzach na prawym dolnym rogu zdjęcia zawodnika, dokonać wpisu numeru ewidencyjnego zawodnika i po podpisaniu przez członka komisji ewidencji WZSzach, przekazać ją do klubu.
6.5.4. Wpisu o przynależności klubowej zawodnika dokonuje upoważniony przedstawiciel klubu.
6.5.5. WZSzach jest upoważniony do wpisywania w legitymacji kategorii okręgowych zdobytych przez zawodnika (V, IV, III i II) oraz uzyskanych uprawnień okręgowego sędziego szachowego (III, II klasy i młodzieżowej) tylko w przypadku potwierdzenia aktualnego wpisu w Centralnym Rejestrze PZSzach.
6.5.6. Wpisy w legitymacji szachowej o zdobyciu kategorii centralnych (od I wzwyż) dokonuje wyłącznie KEKiR, tylko w przypadku potwierdzenia aktualnego wpisu w Centralnym Rejestrze PZSzach. Nie dokonuje się wpisów wypełnionych norm na kategorie i tytuły szachowe.
6.5.7. Wpisy w legitymacji szachowej o uzyskaniu uprawnień sędziego szachowego klasy centralnej (od I wzwyż) dokonuje wyłącznie Kolegium Sędziów PZSzach.
- CENTRALNY REJESTR POLSKIEGO ZWIĄZKU SZACHOWEGO
7.1. Centralny Rejestr PZSzach zawiera niezbędne informacje o klubach, zawodnikach, sędziach, instruktorach i trenerach PZSzach (w formie elektronicznej) oraz bieżących opłatach i jest dostępny na stronie internetowej PZSzach.
7.2. Do dokonywania wpisów w Centralnym Rejestrze PZSzach mogą być upoważnieni imiennie członkowie KEKiR oraz przedstawiciele WZSzach (administratorzy Centralnego Rejestru PZSzach) po podpisaniu stosownej umowy z PZSzach. Zasady dokonywania wpisów ujęte są w regulaminie wojewódzkiego administratora Centralnego Rejestru PZSzach.
7.3 Aktualny wykaz administratorów WZSzach odpowiedzialnych za prowadzenie Ewidencji Osób Fizycznych w Centralnym Rejestrze PZSzach znajduje się na stronie internetowej PZSzach.
- POSTANOWIENIA KOŃCOWE
8.1. Niniejszy Regulamin uchwalony został przez Zarząd PZSzach 21.06.2015 r. i wchodzi w życie z dniem 1.10.2015 r.
8.2. Traci moc Regulamin Ewidencyjny uchwalony przez Zarząd PZSzach w głosowaniu elektronicznym w dniu 24 grudnia 2012 roku i obowiązujący od 1 stycznia 2013 r.
8.3. Interpretacja postanowień niniejszego Regulaminu należy do KEKiR. Odwołania od interpretacji KEKiR należy składać do Zarządu PZSzach, którego postanowienia są ostateczne.
8.4. Zmiana postanowień niniejszego Regulaminu może nastąpić wyłącznie na mocy uchwały Zarządu PZSzach.
8.5. Wszystkie formularze związane z formalnościami opisanymi w niniejszym Regulaminie, dostępne są nieodpłatnie w formie elektronicznej na oficjalnej stronie internetowej PZSzach.
- FORMULARZE
Lista formularzy stosowanych do celów ewidencyjnych dostępnych na stronie internetowej PZSzach.
Załącznik nr 1 – Formularz Rejestracji Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)
Załącznik nr 1a – Formularz Zmiany nazwy Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)
Załącznik nr 1b – Wniosek Zmiany nazwy Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)
Załącznik nr 1c – Deklaracja Likwidacji Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)
Załącznik nr 2 – Formularz Rejestracji dla Osób Fizycznych PZSzach (Zawodnika)
Załącznik nr 2a – Wniosek o Licencję dla Osób Fizycznych PZSzach (Zawodnika)
Załącznik nr 3 – Formularz Zmiany Przynależności Klubowej Członka PZSzach (Klubu/ Stowarzyszenia)
Załącznik nr 4 – Formularz Wypożyczenia Zawodnika PZSzach
Załącznik nr 5 – Formularz Rejestracji Zawodnika PZSzach bez przynależności klubowej
Załącznik nr 6 – Formularz Wykreślenia Zawodnika z Listy Członków Klubu PZSzach
Zenon Chojnicki Bogdan Jeżak
Przewodniczący Komisji Ewidencji, Szef Pionu Finansów i Rankingu Klasyfikacji i Rankingu